Teknologi Kantor, Otomatisasi Perkantoran, Dan Virtual Office

1.     Teknologi Perkantoran

Adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Ø  Macam-macam mesin Kantor

1)    Menurut tenaga penggeraknya ada 2 yaitu :

a.     Mesin manual (digerakkan oleh tenaga manusia)

b.     Mesin listrik (digerakkan oleh listrik atau beterai)

2)    Menurut cara kerjanya ada 2 yaitu :

a.     Mesin mekanik

b.     Mesin elektronik

3)    Menurut fungsinya ada 6 yaitu :

a.     Mesin untuk mencatat

b.     Mesin untuk menghimpun

c.      Mesin untuk mengolah

d.     Mesin untuk menggandakan

e.      Mesin untuk mengirim

f.       Mesin untuk menyimpan

2.     Otomatisasi Perkantoran

Adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang lain yang berbeda didalam maupun diluar perusahaan.

Ø Tujuan

a.     Meningkatkan produktivitas

b.     Pemecahan masalah kelompok

c.      Penggabungan dan penerapan teknologi

d.     Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor

Ø Pengguna otomatisasi perkantoran

a.     Manager

b.     Professional

c.      Sekertaris

d.     Pegawai administrative

Ø Aplikasi otomatisasi perkantoran

1.     Pengolah kata (word processing)

2.     Surat elektronik (elektronik mail/e-mail)

3.     Voice mail

4.     Transmisi faximile (FAX)

5.     Konferensi audio (audio conference)

Ø Keuntungan otomatisasi perkantoran

a.     Meningkatkan produktivitas kerja

b.     Meningkatkan efisien waktu dan tenaga

c.      Alur informasi dalam kantor menjadi cepat

Ø Kerugian otomatisasi perkantoran

a.     Menjadi ketergantungan akan teknologi

b.     Akan adanya penggantian kerja

c.      Banyaknya ahli-ahli computer yang tidak bertanggung jawab

3.     Virtual Office

Adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi didunia internet, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis. Kantor visual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online .

Ø Pengguna umum virtual office

a.     Home industry barang

b.     Akuntan

c.      Pengacara

d.     Hukum perusahaan

e.      Toko online

Ø Tujuan

a.     Mewujudkan efisien kerja

b.     Memberikan penghematan yg signifikan & fleksibilitas

c.      Membantu pemilik/karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja

Ø Manfaat virtual office

a.     Mendapatkan kebanggaan

b.     Menghemat waktu

c.      Mempermudah para pengusaha menarik minat calon klien

d.     Menghemat pengeluaran perusahaan

Ø Keuntungan dari kantor virtual

1.     Hemat biaya

2.     Fleksibel

3.     Banyak pilihan pekerjaan

4.     Penghasilan tak terbatas

5.     Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Ø Kerugian dari kantor virtual

1.     Rasa tidak memiliki

2.     Takut kehilangan pekerjaan

3.     Semangat kerja rendah

4.     Ketegangan keluarga